Tapahtuman järjestäminen

Soopan jäsenet voivat halutessaan järjestää partioaiheisia tapahtumia muille SOOPAlaisille ja heidän ystävilleen. Jos et ole ennen ollut mukana SOOPAn tapahtumissa, kannattaa olla ensin yhteydessä vaikkapa SOOPAn hallitukseen (soopa-hallitus (at) lists.oulu.fi). Me autamme sinua mielellämme alkuun yhtiesten tapahtumien järjestämisessä.

Alla ohjeita SOOPAn tapahtumien järjestämistä varten

1. Ilmoita sähköpostitse

   • mitä
   • missä
   • milloin
   • lähtöpaikka
   • viimeinen ilmoittautumispäivä
   • mitä tarvitsee ottaa mukaan
   • järjestäjän puhelinnumero ja sähköposti
   • hinta
   • Soopan jäsenyysvaatimus
   • ilmoita tapahtumasta mieluiten kaksi viikkoa etukäteen, muista myös muistuttaa myöhemmin
   • myös englanniksi

2. Selvitä tilat

   • varaa tarpeen vaatiessa paikka

3. Hanki tarpeellinen materiaali/ruoka

   • TARKISTA ENSIN HALLITUKSELTA BUDJETTI
   • säilytä kuitti ja vaadi rahat takaisin myöhemmin (kts. ohje)

4. Tule paikalle ajoissa ja pidä hauskaa

5. Nakita joku poloinen siivoamaan

Tapahtumaselostukset

Tapahtumaselostusten tarkoituksena on helpottaa tapahtumien järjestämistä. Selostuksesta tulee löytyä ainakin seuraavat asiat:

• Tapahtuman nimi
• Aika ja paikka
• Järjestäjät
• Hinta ja mitä siihen sisältyi
• Tietoa järjestelyjen aikataulusta (milloin tapahtumasta tiedotettiin, milloin oli viimeinen ilmoittautumispäivä jne.
• Osallistujien nimet ja syntymävuodet (tärkeä avustusten haun vuoksi)
• Mahdollinen matkareitti, sen pituus ja siihen kulunut aika sekä käytetyt kulkuneuvot
  • Esim. Oulu-Rovaniemi 35 €, viisi ihmistä henkilöautolla, neljä junalla, 2 h 30min
• Vaellusreitti tms. tietoa
• Talousseuranta eli selvitys siitä, mihin rahaa kului (konsultoi rahastonhoitajaa, jos et muuten tiedä)
• Majoitus-, saunomis-, ruokailupaikkojen jne. yhteystiedot ja hintatasot sekä muita kommentteja niiden tasosta ja palvelusta
• Autiotuvat, varaustuvat, mukavat leiripaikat tms.
• Auto- ja välinevuokrauspaikat yhteystietoineen sekä hintataso
• Ruokalista
• Mahdollisia esitteitä liitteiksi
• Muuta mukavaa ja hyödyllistä tietää