SOOPAn logoSOOPA ry, Oulun yliopiston partiolippukunta

SOOPAn vaellusten järjestämisohjeet

SOOPA järjestää vuosittain kolme pitkää vaellusta (syys-, kaamos- ja pääsiäisvaellus) ja useita viikonloppuretkiä. ”SOOPA järjestää” tarkoittaa siis sitä, että soopalaiset järjestävät. Jokaisella SOOPAn jäsenllä on siis oikeus, mahdollisuus ja tilaisuus tulla järjestämään omaa unelmien vaellusta tai retkeä! Jäsenten järjestämiä unelmien reissuja ovat olleet esim. Suomen Vätsäriin, Ruotsin Kebnegaiselle, Norjan Svartisenille, Huippuvuorille, Grönlantiin, Peruun ja Boliviaan. SOOPA tarjoaa reissun järjestämiseen taloudellista tukea, opastusta ja innostuneita kanssajärjestäjiä. Jos sinulla on siis oma kohdeidea, niin ota rohkeasti yhteyttä SOOPAn puheenjohtajaan ja jaa ideasi. Näistä ohjeista saat kuvaa, millaisia SOOPAn vaelluksen järjestämisen käytännöt ovat.

Ajatus näiden ohjeiden kirjoittamiseen on tallentaa sitä järjestämiskokemusta, mitä aikaisemmista vaelluksista on jäänyt järjestäjille. Näin ei uusien järjestäjien tarvitsisi uudestaan kehittää tätä prosessia. Työmäärä kokonaisuutena ei ole hirmuinen,  mietittäviä pikku asioita on kuitenkin paljon. Kun järjestäjät aloittavat valmistelut ajoissa ja on ihmisiä jakamassa työtä, niin silloin voi tehdä rauhassa ryhmän ideoihin ja ajatuksiin pohjautuvan hauskan reissun isolle porulle.

Ohjeet eivät ole tarkoitettu lakikirjaksi vaan avuksi hyvän vaellusreissun luomiseen. Ohjeet perustuvat hiellä saatuun kokemukseen ja palautteeseen, jota on saatu vaeltajilta. Aluksi on tärkeää hahmotella itsensä tai ryhmän kanssa, minkälainen reissu voisi olla. Sen jälkeen käydä ohjeet läpi ja huomata mitä asioita työ vaatii.  Ennen kaikkea tarkoitus on tehdä itselle ja muille reissu, joka tuottaa hyviä muistoja, opettavaisia hetkiä ja mahdollisuuden tutustua uusiin ihmisiin.

Sisällysluettelo:

Yleistä
Suuntaa antava aikataulu

Tehtävät ennen vaellusta
1. 1. Ajankohdasta päättäminen
1. 2. Mainostaminen
1. 3. Vaellusinfo
1. 4. Ilmoittautuminen
1. 5. Vaelluskokous
1. 6. Vaellusmaksut
1. 7. Kartat
1. 8. Linja-auto
1. 9. Reittisuunnitelma
1.10. Peseytyminen
1.11. Loppuruokailu
1.12. Makuupussin testaus -yö
1.13. Varusteiden lainaaminen
1.14. Kronikat

Tehtävät vaelluksen aikana
2.1. Menomatkalla:
2.2. Vaelluksella:
2.3. Paluumatkalla:

Tehtävät vaelluksen jälkeen
3.1. Vaelluspalautteen läpikäynti.
3.2. Tämän ohjeen paivittäminen tarvittaessa.
3.3. Seuraavan vaelluksen suunnittelu käyntiin.

Yleistä

Ohjeet vaelluksen järjestämistä varten.

Suuntaa antava aikataulu

viikkoa vaellukseen | tehtävä

  • mainostaminen: julisteet yliopiston ilmoitustauluille,  sähköpostit listoille, vaellusilmoitus nettisivulle ja facebook-tapahtuma
  • 12 ilmoittautuminen alkaa
  • 8 vaellusinfo
  • linja-autotarjoukset
  • loppuruokailutarjoukset
  • loppusaunatarjoukset
  • palautelomakkeen valmistelu
  • INFOKOKOUS VAELLUKSESTA KIINNOSTUNEILLE ALOITTELIJOILLE
  • makuupussin testaus -yö
  • 4 ilmoittautuminen päättyy
  • ryhmäjaot
  • 3 vaelluskokous
  • karttakopiot
  • kronikoiden hankinta
  • 0 vaellus

Tehtävät ennen vaellusta

  1. Kohteen ja ajankohdan päättäminen
    • Vaelluksen järjestäjät päättävät kohteen ja ajankohdan niin, että kaikki järjestäjät pääsevät mukaan
    • (Kohde ja ajankohta voi olla myös hallituksen tai vuosikokouksen päättämä)
    • Ajankohta olisi hyvä päättää 3-4 kuukautta ennen varsinaista vaellusta.
    • Ilmoittautuminen vaellukselle olisi hyvä alkaa pian ajankohdan ja paikan selvittyä
  2. Mainostaminen
    1. Yleistä
      • Mainostaminen alkaa ilmoittautumisajan alkaessa.
      • Mainostaminen sekä suomeksi että englanniksi.
      • Mainoksessa pitää tulla ilmi seuraavat asiat:
        • alue (kohde/määränpää)
        • aika
        • hinta
        • ilmoittautumisaika
        • järjestäjä SOOPA ry
        • linkki lisätietoihin
      • Sähköpostilistat
        • soopa@lists.oulu.fi
          liikunta@oyy.fi
          harrate@oyy.fi
          npartio-jasen@listmail.tut.fi
          teepakki-jas@list.ayy.fi
          hyde-lista@helsinki.fi
          jopary@lists.jyu.fi
          vyyscouts-l@lists.uwasa.fi
          partiokilta@lists.utu.fi
          karsu.fi
          ykhs@lists.oulu.fi
          niso.oulu@gmail.com
    2. Julisteet
      • Julisteet tulee olla tehtynä ilmoittautumisajan alkaessa.
      • Julisteet jaetaan ainakin pitkin yliopistoa oleville ilmoitustauluille.
      • Myös lääkis, ilmotustaulut ovat lääkiksen kirjaston alakerrassa kiltahuoneiden käytävällä
    3. Vaellusilmoitus kotisivuille
      • Kotisivuille tehdään ilmoitus sekä suomeksi että englanniksi
    4. Facebook-tapahtuma
      • Facebook-tapahtumastasta vaeltajat voivat saada vihjettä, ketkä muut osallistuvat vaellukseen
  3. Vaellusinfo
    • Vaellusinfo on tarkoitettu aloitteleville vaeltajille ja ensi kertaa SOOPAn kanssa vaeltaville
    • Infossa annettaan tietoa vaeltamisesta, SOOPAn vaellusten käytännöistä ja vaelluskohteesta.
    • Kerrotaan alueella olevien autiotupien määrä, alueen erityisolot ym.
    • Voidaan käydä läpi teltan pystyttäminen tarpeen vaatiessa.
    • Infossa käydään läpi vaelluksella tarvittavat varusteet.
  4. Ilmoittautuminen
    1. Imoittaumisaika
      • Ilmoittautuminen vaellukselle alkaa mieluiten kolme kuukautta ennen vaellusta ja päättyy kuukautta ennen vaelluksen alkua.
    2. Ilmoittautumislomake
      • Lomakkeeseen seuraavat kohdat ryhmien jakoa helpottamaan:
        • Kenen kanssa haluaa vaeltaa.
        • Kuvaus, minkälaisen vaelluksen haluaa tehdä
        • Lomalaiset, reippaat, rämemmät reippaat ja rämät
        • ( tämä kohta nykyään poistettuna )
        • Kuinka kovaa, kuinka kauan
        • Päivämatka tunteina, ei kilometreinä.
        • Kuinka paljon leiripäiviä
        • Kuinka paljon huiputuksia
        • Aktiviteetit reissussa (kalastus, valokuvaus, tunturien huiputus).
        • Kerro vaelluskokemuksestasi, hiihtotaidostasi ja fyysisestä kunnosta
      • Kaamosvaelluksen ja pääsiäisvaelluksen ilmoittautumislomakkeeseen kohta, ottaako ahkion.
    3. Ryhmäjaot
      • Ryhmäjako tehdään vasta sen jälkeen, kun vaellusmaksut on tarkastettu. Maksamattomia vaeltajia ei oteta mukaan vaellusryhmien jakoon
      • Ryhmäjaot ovat tärkeitä ryhmien matkan onnistumisen kannalta. Tarkoitus olisi saada samantyyppisiä vaeltajia samaan ryhmään ja riittävän kokenut johtaja vetämään porukkaa. Ryhmäkoko on yleensä 3-6 henkeä.
      • Ensimmäisenä katsotaan, ketkä haluavat vaeltaa tiettyjen ihmisten kanssa.
      • Etukäteensovitut ryhmät kannattaa erottaa muusta porukasta ensimmäisenä, koska heillä on varmasti jo pitkälle vietyjä ajatuksia vaelluksesta.
      • Toisena aletaan jaotella ihmisiä sen mukaan minkälaisen reissun he haluaisivat tehdä. Karkea jako on lomalaiset, reippaat ja rämät eli pistetään samaan porukkaan esim. paljon hiihtoa haluavat vaeltajat.
      • Kolmantena tekijänä tarkistetaan, että vaeltajan fyysinen kunto(, hiihtotaito) ja vaelluskokemus on suunnilleen riittävä kyseiseen ryhmään.
      • On ikävää talvivaelluksella muulle ryhmälle, jos esim. ryhmän yksi vaeltaja ei osaa hiihtää lähellekkään niin hyvin kuin ryhmän meno vaatisi.
      • Koostettaessa ryhmää enimmäkseen toisilleen tuntemattomista ihmisistä, 6 hengen porukka on hyvä. Isommassa porukassa todennäköisemmin jokainen löytää juttukaverin itselleen ja on enemmän erilaisia ihmisiä johon tutustua.
      • Jokaisessa vaellusryhmässä tulisi olla vähintään yksi kokenut vaeltaja. Tämä on tärkeää turvallisuuden ja oppimisen kannalta ryhmissä, joissa on aloittelevia vaeltajia.
      • HUOM. Soopan vaellukset tulisi olla turvallinen tie pitemmille vaelluksille.
  5. Vaelluskokous
    1. Kokouksen ajankohta
      • Vaelluskokous olisi hyvä järjestää kahden viikon kuluttua ilmouttautumisajan päättymisestä. Ryhmäjaot tulee olla tiedossa ennen vaelluskokousta.
      • Esimerkikki:
        Ilmoittaumisaika päättyy viikolla x.
        Ryhmäjaot vaeltajien tietoon muutaman päivän sisällä.
        Vaelluskokous järjestään viikon x+1 loppupuolella.
    2. Kokouksen tarkoitus
      • Vaelluskokouksessa ryhmäläisten on mahdollista tutustua toisiinsa.
      • Ryhmät päättävät viimeistään vaelluskokouksessa vapaavalintaisen reitin, jonka aikovat kulkea.
  6. Vaellusmaksut
    • Vaellusmaksuille on yleensä sama eräpäivä, kuin vaellukselle ilmoittautumiselle.
    • Vaellusmaksut tarkistetaan 2 pankkipäivää ilmoittautumisajan loppumisen jälkeen
    • Ryhmäjako tehdään vasta kun vaellusmaksut on tarkistettu
  7. Kartat
    1. Karttojen kopiointi
      • Vaelluskokouksessa ryhmät päättävät reittinsä. Jokaiselle vaeltajalle kopioidaan tai tulostetaan kartta vaellusryhmän ilmoittaman reitin perusteella
  8. Bussi
    1. Yleistä
      • Rinkat ja ahkiot järjestetään bussin tavara-tilaan jättöpaikan mukaan sekä menomatkalla että paluumatkalla.
      • Oulussa kyytiin nousu-/laskupaikat ovat: Linja-autoasema, Tuira ja Linnanmaa.
      • Hinta riippuu matkan pituudesta sekä kohteesta.
      • Linja-autoyhtiöitä
        • matkamake1@gmail.com
        • info@v-alamaki.fi
        • nevakivi@nevakivi.fi
        • oubus@oubus.fi
        • bussit.oulu@pohjolanmatka.fi
        • tilaus@otptravel.fi
        • myynti@saagatravel.fi
        • info@lewilines.fi
    2. Tarjousten lähettäminen
      • Tilaa bussi ajoissa. Ota yhteys bussiyhtiöihin viimeistään ilmoittautumisajan loputtua. [Mielellään (pari) kuukautta ennen.]
    3. Tarjouksen hyväksyminen
      • Tarjous kannattaa hyväksyä viimeistään muutaman päivän sisällä ilmoittautumisajan loputtua, jolloin osallistujamäärä on selvillä.
    4. Bussisopimus
      • Bussifirman kanssa kannattaa tehdä kirjallinen sopimus tai ainakin sopia sähköpostitse tarkkaan vähintään aikataulut ja ajoreitit.
  9. Vaellusreittisuunnitelmat
    • Ryhmien pitää kertoa järjestäjille reittisuunnitelmansa. Erityisesti jättö- ja hakupaikat ovat tärkeitä tietoja järjestäjille.
  10. Loppusauna
    • Loppupeseytyminen mahdollisuuksien mukaan uimahallissa.
    • Yleensä uimahallissa isot peseytymistilat ja riittävän hyvät kiukaat.
    • Varmista saunan koko, jos käytetään hotellin saunatiloja. Riittävän iso sauna on enemmän kuin 6 ihmistä
    • Paikkoja:
      • Harriniva, käytössä kaksi saunaa ja avanto
      • Vasatokka, käytössä rantasaunan kaksi puolta ja sisäsauna
      • Jällivaara uimahalli
      • Sodankylän JPr, Siilashalli (tiedustele liikuntaupseerilta)
      • Kiilopään retkeilykeskus
  11. Loppuruokailu
    • Seisovapöytä eli buffet, jolloin saa kylläisen vatsan sekä hyvän mielen.
    • Pyydä tarjous hyvissä ajoin. Mielellään pari kuukautta ennen.
    • Hintahaarukka vaihtelee 10-20 euroa/henkilö. Riippuu kohteesta ja tilanteesta.
    • Bussikuskille on tapana tarjota ruoka, joten hänet on muistettava ilmoittaa tilauksen lukumäärään
    • esimerkkejäloppuruokapaikoista:
      • Kaamos 2014, Harriniva, ihan hyvä lounas, kasvisversio oli (pieninä) annoksina
      • Syys 2013, Vasatokka, ihan hyvä lounas
      • Paas 2011 Jällivaara [lisää ruokailupaikan nimi]
      • Kaamos 2011 Sodankylän Karhu-hotelli, hyvä lounas
      • Syysvaellus 2010 Vindellfjällen, hotelli Tärnäbyyssä, ihan hyvä lounas
    • HUOM. Jos haluatte saada kasvissyöjät tyytyväisiksi, määritelkää kasvisannos tarjouspyynnössä. Kysykää kasvissyöjiltä, mikä on hyvää kasvisruokaa, jos ette itse tiedä. Kasviruoassa pitää olla riittävä määrä proteiinia
    • On hyvä, jos kasvissyöjiä merkataan useampi varaukseen. Silloin keittiö mieluummin panostaa kasvisruokaankin.
  12. Makuupussin testaus -yö
    • Ennen pitkiä vaelluksia on usein järjestetty telttayö, jossa halukkaat pääsevät testaamaan yöpymisvarusteitaan.
    • Hyvä ajankohta on vaellusinfon jälkeen ennen ilmoittaumisajan loppumista.
  13. SOOPAn varusteiden vuokrauskäytäntö
    • vaellusryhmät saavat veloituksetta teltat lainaksi
    • vaeltajakohtaisista varusteista maksetaan vuokraa
    • vaelluksen varustelainauksesta vastaa varastonhoitaja tai tätä vaellusta varten nimetty henkilö
  14. Kronikat
    • Kronikat ovat vaelluspäiväkirjaa varten sekä kirjalliseksi ohjeeksi paluupäivää varten. Yksi jokaiselle ryhmälle.
    • Kronikkaan järjestäjien puhelinnumerot, paluubussin kuskin numero, ryhmän yhteyshenkilöiden puhelinnumerot.
    • ohje hätätilanteeseen
    • Paluupäivän aikataulu. Muut ohjeet tarvittavat ohjeet.
    • esimerkiksi:
      • Haku kello a paikasta b
      • Haku kello c paikasta d
      • peseytyminen kello e paikassa f
      • syöminen kello g paikassa h
      • paluu ouluun kello i (jos tiedossa)

Tehtävät vaelluksen aikana

  1. Menomatkalla:
    • Jaa kronikkavihkot ja kerro niiden tarkoitus.
    • Järjestäjien ja ryhmien esittäytyminen hetimmiten lähdön jälkeen.
    • Ryhmät kertovat reittinsä esittäytymisen yhteydessä.
    • Varmista että kyytiinnousupaikat ovat selkeästi ryhmien tiedossa.
    • Varmista jättöpaikat. Herätä ryhmät.
  2. Vaelluksella
    • Kaiken kaikkiaan järjestäjille: PITÄKÄÄ HAUSKAA.
  3. Paluumatkan ilmoitusasiat:
    • Ryhmien tulee ilmoittaa sekä kuskille että järjestäjille nousupaikkansa, vaikka reittisuunnitelma ei muuttuisikaan (jotta järjestäjät tietävät, että ryhmä on päässyt perille)
    • Viimeisten ryhmien noustua kyytiin, kerro loppuaikataulu: peseytymisaika, ruokailuaika.
    • esimerkiksi.
      • peseytymispaikasta takaisin linja-autoon kello x, syöminen hetkellä y.
  4. Paluumatkan muuta ohjemaa
    • Perinteisesti jokainen ryhmä on kertonut oman vaelluksensa elämykset
      • Ryhmät kertovat esim. noloimman asian vaellukselta.
    • Kilpailuja? Linja-autossa vai vaelluksenaikana?
    • Laulun sanoittamainen, runojen veisuu, valokuvauskilpailu
    • Mainosta huokausteniltaa. Seuraavan vaelluksen ajankohta.
    • Palautteen kerääminen.

Tehtävät vaelluksen jälkeen

  1. Vaelluspalautteen läpikäynti ja yhteenveto lähetetään hallitukselle. Tai joku järjestäjistä käy esittelemässä palautteen hallituksen kokouksessa
  2. Tämän ohjeen paivittäminen tarvittaessa.
  3. Seuraavan vaelluksen suunnittelu käyntiin.

Päivittänyt 5/2022:
Antti Pekkala

Päivittänyt 1/2014:
Antti Yrjölä

Alkuperäinen ohje 2011:
Petteri Honkanen
Jarmo Kujala